Dalam rangka kegiatan Audit Mutu Internal, Kantor Jaminan Mutu menyelenggarakan sosialisasi pengisian borang Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) untuk tahun 2013 bertempat di Ruang Auditorium Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada. Kegiatan ini diselenggarakan pada tanggal 30 Mei 2013. Sosialisasi ini dibagi menjadi dua tahap. Tahap pertama pada pukul 08.30 – 10.00 WIB untuk program studi jenjang Sekolah Vokasi, S-1, dan Program Profesi, dan tahap kedua untuk program studi jenjang S-2, Program Pendidikan Dokter Spesialis (PPDS), dan S-3, dilaksanakan pukul 10.30 – 12.00 WIB.

Sosialisasi ini dilaksanakan dengan nara sumber dari Kantor Jaminan Mutu, terdiri atas: Prof. Dr. Kusminarto (Ketua KJM), Dr. Ir. J.P. Gentur Sutapa, M.Sc.Forest (Wakil Ketua KJM, Drs. Sajarwa, M.Hum (Koordinator bidang SPMI & AMI), Ir. Risanuri Hidayat, M.Sc., Ph.D. (Ketua Bidang Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal, SIPMI), dan Drs. Soeprapto, S.U. (Ketua Bidang Akreditasi Nasional). Dalam sosialisasi ini Ketua KJM menyampaikan kebijakan baru Rektor bahwa prodi yang akan mengajukan (re)akreditasi harus mensimulasikan isian borang 3A dan 3B-nya. Simulasi borang dilaksanakan asesor BANPT yang dimiliki UGM. Hasil simulasi ditekankan untuk setara dengan nilai A. Bukti hasil simulasi kemudian diajukan ke Rektor untuk mendapatkan surat pernyataan Rektor, sebagai syarat pengiriman dokumen akreditasi ke BAN-PT.
Koordinator Bidang SPMI & AMI menyampaikan bahwa lingkup AMI tahun 2013 adalah standar 1, standar 2, standar 3 dan standar 5. Walaupun demikian, prodi tetap diminta untuk mengisi data seluruh standar secara lengkap terlebih dahulu dalam borang excel yang sudah dipasang dalam EDPS online.
Ketua Bidang SIPMI menjelaskan perihal teknis pengisian EDPS dengan mempresentasikan EDPS online dan data pendukung. Hal yang baru dalam pengisian EDPS kali ini adalah adanya perekaman data secara komprehensif dan menyeluruh pada borang dalam file excel. Dengan profil data yang lengkap terisi, diharapkan potret prodi secara nyata. Hal ini akan membantu prodi dalam mengenali kekuatan dan area perbaikan prodi.
Ketua Bidang Akreditasi Nasional menjelaskan perihal mekanisme pengajuan akreditasi prodi yang terbaru. Selain itu juga disampaikan penawaran bagi prodi yang membutuhkan pendampingan dalam penulisan borang akreditasi.

In the framework of the Internal Quality Audit, Quality Assurance Offices conduct Self-Evaluation Study Program (EDPS) filling socialization for the year 2013 held at the Auditorium of the Faculty of Psychology, Universitas Gadjah Mada. This activity was held on May 30, 2013. Socialization is divided into two stages. The first stage at 8:30 to 10:00 am for Vocational School, S-1, and the professional education program level; and the second phase for the course level S-2, Education Program Specialist (PPDS), and S-3, held at 10.30 – 12:00 pm.

Socialization is implemented by resource persons from the Quality Assurance Office, consisting of: Prof. Dr. Kusminarto (Head of KJM), Dr. Ir. J.P. Gentur Sutapa, M.Sc.Forest (Vice Head of KJM), Drs. Sajarwa, M. Hum (Coordinator of SPMI & AMI – KJM), Ir. Risanuri Hidayat, M.Sc., Ph.D. (Chairman of Internal Quality Assurance Information System, SIPMI – KJM), and Drs. Soeprapto, S.U. (Chairman of the National Accreditation – KJM). In this sosialisasi Chairman Rector KJM deliver new policies that Prodi will apply (re) accreditation accreditation forms must simulate stuffing his 3A and 3B. Simulations carried assessor accreditation forms BAN-PT owned UGM. Simulation results are emphasized for the equivalent value of A. Evidence was submitted to the simulation results to obtain an affidavit Rector Rector, as a condition of accreditation document delivery to BAN-PT.

Coordinator of SPMI & AMI said that the scope of the standard in 2013 was standard 1, Standard 2, Standard 3 and 5 standard. However, prodi still be required to fill the entire data standards in the first full accreditation forms excel already installed in the EDPS online.

Chairman of SIPMI explained about Filling EDPS technically with present EDPS online and supporting data. The new thing in filling EDPS is the comprehensively data recording in excel file. With a complete data profile filled, expected that study programs can be imaged in real. This will assist study programs identify their strengthen and improvement.

Chairman of the National Accreditation (KJM) explain about accreditation submission mechanism to the latest study program. It also submitted offers for Prodi who need assistance in the writing of accreditation forms.

TQCS 20.01 – Visi Universitas Gadjah Mada (UGM) adalah menjadi universitas riset kelas dunia atau World Class Research University yang unggul, mandiri, bermartabat dan dengan dijiwai Pancasila mengabdi kepada kepentingan dan kemakmuran bangsa.

Berbagai upaya penjaminan mutu kegiatan akademik yang mengawali langkah pencapaian visi tersebut telah dilaksanakan. Proses penjaminan mutu internal dan penjaminan mutu eksternal dilaksanakan secara sinergis di dalam wahana Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) UGM. Pelaksanaan secara menyeluruh  SPMPT UGM yang dideklarasikan pada tanggal 12 Oktober 2004 di Gedung Grha Sabha Pramana lima tahun yang lalu, telah dikerjakan secara serempak dan konsisten. Lima siklus penjaminan mutu internal program studi dan dua kali audit mutu akademik internal fakultas terlaksana dengan baik. Penjaminan mutu eksternal dengan akreditasi program studi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) yang sebagian besar mendapatkan nilai A dan akreditasi institusi secara menyeluruh juga mendapat nilai A telah membuktikan vahwa UGM sungguh-sungguh merupakan perguruan tinggi yang unggul secara nasional.

Secara regional di asia tenggara UGM bersama UI dan ITB merupakan anggota aktif ASEAN University Network on Quality Assurance (AUN-QA) yang sedang mempersiapkan AUN-Quality Label untuk penjaminan mutu internal (internal quality assurance, IQA), institutional assessment, dan programme assessment. Setelah melalui proses negosiasi dan persiapan yang panjang dan sungguh-sungguh, UGM mendapatkan kesempatan untuk menyelenggarakan kegiatan AUN untuk Training for the Assessor II and the 5th AUN Actual Quality Assessment at Programme Level, pada 12-16 Oktober 2009. Pada kesempatan ini dilaksanakan pelatihan untuk asesorAUN-QA pada 12-13 Oktober 2009 yang diikuti 15 peserta dari seluruh anggota ASEAN termasuk 2 peserta dari UGM dan assessment pada tingkat program studi pada 14-15 Oktober 2009 untuk Program Studi Ilmu Farmasi Fakultas Farmasi, Program Studi Ilmu Kimia Fakultas MIPA, dan Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UGM. Asesor dari AUN yang berasal dari berbagai negara ASEAN, setelah mencermati laporan evaluasi diri (Self-Assessment Report, SAR) yang disusun selama paling tidak delapan bulan oleh masing-masing program studi tersebut, akan melaksanakan asesmen mutu kenyataan (actual quality assessment) di lapangan selama dua hari. Sesuai dengan AUN-QA Guidelines and Manual, asesmen ini meliputi 17 aspek program studi yaitu:

1. Sasaran, tujuan dan harapan dampak pembelajaran (goals and objectives; expected learning outcomes)
2. Isi program (programme content)
3. Spesifikasi program (programme specification)
4. Organisasi program (programme organisation)
5. Konsep strategi didaktik/pengajaran/pembelajaran (didactic concept/ teaching/learning strategy)
6. Asesmen mahasiswa (student assessment)
7. Mutu dosen (staff quality)
8. Mutu tenaga kependidikan (quality of the support staff)
9. Profil mahasiswa (student profile)
10. Bimbingan/bantuan mahasiswa (student advice/support)
11. Fasilitas (facilities)
12. Penjaminan Mutu (Quality Assurance)
13. Evaluasi mahasiswa (student evaluation)
14. Perancangan kurikulum (curriculum design)
15. Kegiatan pengembangan staf (staff development activities)
16. Umpan balik pemangku kepentingan (feedback stakeholders)
17. Luaran (output)

Asesor AUN akan menilai SAR dan kenyataan kegiatan di lapangan dengan skala 1-7 dan memberikan rekomendasi yang dapat dipakai untuk dasar peningkatan mutu akademik. Makna dari skala 1-7 adalah:

• 1= sama sekali tidak mencukupi, perbaikan harus segera dilakukan  (absolutely inadequate; immediate improvements must be made)
• 2= Tidak mencukupi, perlu perbaikan signifikan/ major (inadequate, improvements necessary)
• 3= Kurang mencukupi, perlu perbaikan minor untuk menjadikan butir kualitas ini mencukupi (inadequate, but minor improvements will make it adequate)
• 4= Mencukupi seperti yang diharapkan (adequate as expected)
• 5= Lebih dari mencukupi (better than adequate)
• 6= Merupakan contoh pelaksanaan yang baik (example of good practice)
• 7= Sempurna (excellent/ no space anymore to improve)

Hasilnya:

Program Studi Ilmu Farmasi Fakultas Farmasi, Program Studi Ilmu Kimia Fakultas MIPA, dan Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UGM mendapatkan nilai mendekati 5, yang berarti cukup seperti yang diharapkan (adequate as expected) dan mendekati contoh praktik baik (example of good practice) atau mempunyai dokumen dan bukti bahwa dokumen itu dipakai (documents available and evidence that they are used) dan mendekati mempunyai bukti nyata atau efisiensi untuk semua aspek (clear evidence on the efficiency of the aspect).

Pada tahun 2010 akan ditawarkan kepada seluruh program studi yang berminat untuk dilaksanakan AUN Actual Quality Assessment, dan seperti pada tahun 2009 akan diseleksi 3 program studi yang paling siap untuk diusulkan ke sekretariat AUN.

TQCS 20.01 – Vision of Universitas Gadjah Mada (UGM) is becoming World Class Research University that supreme, autonomous, …, and inspired by Pancasila, serve for the need and the prosperity of nation.

unggul, mandiri, bermartabat, dan dengan dijiwai Pancasila mengabdi kepada kepentingan dan kemakmuran bangsa.

Berbagai upaya penjaminan mutu kegiatan akademik yang mengawali langkah pencapaian visi tersebut telah dilaksanakan. Proses penjaminan mutu internal dan penjaminan mutu eksternal dilaksanakan secara sinergis di dalam wahana Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) UGM. Pelaksanaan secara menyeluruh  SPMPT UGM yang dideklarasikan pada tanggal 12 Oktober 2004 di Gedung Ghra Sabha Pramana lima tahun yang lalu, telah dikerjakan secara serempak dan konsisten. Lima siklus penjaminan mutu internal program studi dan dua kali audit mutu akademik internal fakultas terlaksana dengan baik. Penjaminan mutu eksternal dengan akreditasi program studi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) yang sebagian besar mendapatkan nilai A dan akreditasi institusi secara menyeluruh juga mendapat nilai A telah membuktikan vahwa UGM sungguh-sungguh merupakan perguruan tinggi yang unggul secara nasional.
There is so many implementation of quality assurance in education has begun. Both system (Internal  quality assurance and eksternal quality assurance) has be done synergically in the system called with internal quality assurance system for higher education (SPMPT) UGM. Totally implementation of SPMPT UGM which declared on October 12, 2004 in the Auditorium Grha Sabha Pramana five years ago, have been done simultaneously and consistently. Five cycles of internal quality assurance for study program level and two times of internal quality audit for faculty/school level is well done. External quality assurance with study program accreditation by National Higher Education Accreditation Body (BAN-PT) which most of them have reached mark A, and insitution accreditation  comprehensively also have reached mark A have proved that UGM is the nationally ultimate university, indeed.

Secara regional di asia tenggara UGM bersama UI dan ITB merupakan anggota aktif ASEAN University Network on Quality Assurance (AUN-QA) yang sedang mempersiapkan AUN-Quality Label untuk penjaminan mutu internal (internal quality assurance, IQA), institutional assessment, dan programme assessment. Setelah melalui proses negosiasi dan persiapan yang panjang dan sungguh-sungguh, UGM mendapatkan kesempatan untuk menyelenggarakan kegiatan AUN untuk Training for the Assessor II and the 5th AUN Actual Quality Assessment at Programme Level, pada 12-16 Oktober 2009. Pada kesempatan ini dilaksanakan pelatihan untuk asesorAUN-QA pada 12-13 Oktober 2009 yang diikuti 15 peserta dari seluruh anggota ASEAN termasuk 2 peserta dari UGM dan assessment pada tingkat program studi pada 14-15 Oktober 2009 untuk Program Studi Ilmu Farmasi Fakultas Farmasi, Program Studi Ilmu Kimia Fakultas MIPA, dan Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UGM. Asesor dari AUN yang berasal dari berbagai negara ASEAN, setelah mencermati laporan evaluasi diri (Self-Assessment Report, SAR) yang disusun selama paling tidak delapan bulan oleh masing-masing program studi tersebut, akan melaksanakan asesmen mutu kenyataan (actual quality assessment) di lapangan selama dua hari. Sesuai dengan AUN-QA Guidelines and Manual, asesmen ini meliputi 17 aspek program studi yaitu:

1. Sasaran, tujuan dan harapan dampak pembelajaran (goals and objectives; expected learning outcomes)
2. Isi program (programme content)
3. Spesifikasi program (programme specification)
4. Organisasi program (programme organisation)
5. Konsep strategi didaktik/ pengajaran/ pembelajaran (didactic concept/ teaching/ learning strategy)
6. Asesmen mahasiswa (student assessment)
7. Mutu dosen (staff quality)
8. Mutu tenaga kependidikan (quality of the support staff)
9. Profil mahasiswa (student profile)
10. Bimbingan/ bantuan mahasiswa (student advice/ support)
11. Fasilitas (facilities)
12. Penjaminan Mutu (Quality Assurance)
13. Evaluasi mahasiswa (student evaluation)
14. Perancangan kurikulum (curriculum  design)
15. Kegiatan pengembangan staf (staff development activities)
16. Umpan balik pemangku kepentingan (feedback stakeholders)
17. Luaran (output)

Asesor AUN akan menilai SAR dan kenyataan kegiatan di lapangan dengan skala 1-7 dan memberikan rekomendasi yang dapat dipakai untuk dasar peningkatan mutu akademik. Makna dari skala 1-7 adalah:

• 1= sama sekali tidak mencukupi, perbaikan harus segera dilakukan  (absolutely inadequate; immediate improvements must be made)
• 2= Tidak mencukupi, perlu perbaikan signifikan/ major (inadequate, improvements necessary)
• 3= Kurang mencukupi, perlu perbaikan minor untuk menjadikan butir kualitas ini mencukupi (inadequate, but minor improvements will make it adequate)
• 4= Mencukupi seperti yang diharapkan (adequate as expected)
• 5= Lebih dari mencukupi (better than adequate)
• 6= Merupakan contoh pelaksanaan yang baik (example of good practice)
• 7= Sempurna (excellent/ no space anymore to improve)

Hasilnya:

Program Studi Ilmu Farmasi Fakultas Farmasi, Program Studi Ilmu Kimia Fakultas MIPA, dan Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran UGM mendapatkan nilai mendekati 5, yang berarti cukup seperti yang diharapkan (adequate as expected) dan mendekati contoh praktik baik (example of good practice) atau mempunyai dokumen dan bukti bahwa dokumen itu dipakai (documents available and evidence that they are used) dan mendekati mempunyai bukti nyata atau efisiensi untuk semua aspek (clear evidence on the efficiency of the aspect).

Pada tahun 2010 akan ditawarkan kepada seluruh program studi yang berminat untuk dilaksanakan AUN Actual Quality Assessment, dan seperti pada tahun 2009 akan diseleksi 3 program studi yang paling siap untuk diusulkan ke sekretariat AUN.

Keberadaan auditor mutu internal yang handal dalam jumlah yang mencukupi menjadi kebutuhan Universitas Gadjah Mada saat ini. Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada baru-baru ini menyelenggarakan pelatihan auditor mutu internal yang bersifat lanjut. Pelatihan ini dilaksanakan di Hotel LPP Garden, Jl. Laksda Adisucipto Yogyakarta.

Fasilitator pelatihan adalah Bapak Agus Supriyanto dari Nadiya Consultant. Beliau telah berpengalaman mendampingi banyak institusi dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO. Peserta pelatihan adalah para auditor internal dari berbagai fakultas di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Para peserta ini diharapkan nantinya menjadi fasilitator untuk penyegaran auditor lama ataupun pelatihan calon-calon auditor baru di lingkungan universitas.

Kegiatan pelatihan selama 2 hari ini menekankan pentingnya audit sistem dalam menjalankan sistem pendidikan di lingkungan universitas dan program studi. Peserta tidak hanya diberikan materi dalan bentuk ceramah, namun juga terdapat sesi latihan singkat untuk audit lapangan, tentang kiat dan tips untuk menemukan permasalahan-permasalahan sistemik yang dapat mengganggu mutu pendidikan. Peserta juga dijelaskan secara terperinci hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan auditor.

Peserta pelatihan ini nantinya akan menjadi calon fasilitator baik dalam pelatihan auditor baru maupun dalam penyegaran auditor lama.